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¿Fraude o error honesto? Cómo trabajar este delicado equilibrio en la gestión de gastos

Lilly LeviPor Lilly Levi, Chief Operation Officer (COO) de SAP Concur para América Latina.-

Para las empresas, el fraude con los gastos de los colaboradores no representa un problema menor: datos de la ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) estiman que una organización estándar pierde aproximadamente el 5% de sus ingresos anuales por estos engaños. Comidas personales que se pasan como laborales, regalos que no son corporativos o tickets que directamente se adulteran son apenas algunos de los incontables matices que toma este problema. Se trata de un gasto que no muchas empresas pueden absorber y mucho menos en circunstancias como el escenario planteado por el COVID-19, que genera todo tipo de urgencias para reducir costos y gestionar a la perfección los flujos de caja.

Sin embargo, ante la ocurrencia de una anomalía, existe una delgada línea entre aquello que es un fraude manifiesto y algunas violaciones de cumplimiento de normativas y políticas que se producen por errores de apreciación, malentendidos o una aplicación errónea de las reglas. Dicho de otra manera: si bien todo fraude es una violación de cumplimiento (aunque algunos están tan bien diseñados que incluso no rompen ninguna norma establecida), no toda violación de cumplimiento es un fraude.

Un ejemplo concreto: por alguna razón, la empresa no comunica los límites de cobertura de gastos a los empleados en viaje y estos suponen, de manera genuina, que tienen incluidos los medicamentos ante una enfermedad eventual. Cuando pasan los tickets no lo hacen con ánimo de generar fraude, sino de recuperar un dinero que creen que les corresponde.

En una empresa que carece de controles internos o que sufre debilidades enormes en ese proceso la diferencia entre fraude y error genuino es imposible de detectar. Es muy común, por ejemplo, que los gastos se manejen con un Excel o que se supervisen los tickets en papel, incluso en empresas muy grandes, donde estos documentos alcanzan el orden de las centenas de miles de unidades.

En cambio, una estrategia de gestión del gasto automatizada funciona en la detección y la prevención de este fenómeno desde dos puntos de vista. El primero, que cuando los empleados saben de la existencia de controles estrictos y eficientes son menos propensos a producir fraudes. El segundo, que esta estrategia es la que permite definir, ajustar y comunicar las políticas al punto de minimizar los errores honestos en las liquidaciones.

El mismo sistema de gestión de gastos “despersonaliza” la fricción con el colaborador que haya incurrido en el error, de forma de evitar situaciones incómodas, conflictos, discusiones o poner sobre el tapete un halo de sospecha.

Pero el elemento fundamental que provee a la empresa este tipo de soluciones es que le ofrece las herramientas para repensar desde cero los márgenes en los que el fraude termina y el error genuino comienza, lo que le permite cuidar sus propios intereses de cara al futuro y, en simultáneo, mejorar de manera notable la experiencia del empleado. En resumen: el monitoreo, el análisis apoyado en la tecnología y una auditoría automatizada que controle el total de las operaciones -para detectar todas las anomalías, sean provocadas o accidentales- constituyen un resguardo perfecto para proteger la salud financiera de las organizaciones.

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