Por CP Alejandro Accossato, Gerente de Evaluación de la SSN.-
La Superintendencia de Seguros de la Nación (SSN) dictó la Resolución Resol-2019-1025-APN-SSN#MHA, a través de la cual se determinó la adopción de un sistema mediante el cual, los libros y registros de la actividad aseguradora y reaseguradora sean llevados en formato digital, con estándares de seguridad e inalterabilidad brindados por la plataforma de Trámites a Distancia (TAD) de la Secretaría de Innovación Pública y la incorporación de la tecnología del Blockchain Federal.
Para ello, se procedió a modificar el punto 37 del Reglamento General de la Actividad Aseguradora (RGAA). Tal modificación consistió en un reordenamiento de lo normado por los Puntos 37.4 al 37.7 del RGAA, logrando la simplificación de las normas allí establecidas. La citada normativa regula de manera particular todo lo referido a los libros de uso obligatorio y específico de las entidades aseguradoras y reaseguradoras.
En tal sentido, se ha excluido de la regulación de registro digital a los libros societarios, contables y/u otros específicos, cuya regulación resulta de competencia propia de otros Organismos de Contralor, los Registros Públicos de Comercio de cada jurisdicción. En consecuencia, respecto a los libros societarios -Actas de Directorio, Actas de Asamblea, Registro de Accionistas, Depósito de Acciones/Asistencia a Asambleas, Diario e Inventario y Balance- (las denominaciones de los libros pueden variar según el tipo societario), sólo se decidió mantener exclusivamente aquellas disposiciones que versan sobre plazos para el copiado.
Teniendo en cuenta que la nueva metodología de registración prescinde tanto de los métodos tradicionales de rúbrica en papel como de los registros en soportes ópticos o los sistemas de encuadernación de planillas de computación, se procedió a eliminar los puntos 37.6 y 37.7 del RGAA, que regulaban sobre los requisitos exigidos para el reemplazo por dichas alternativas.
Los Libros/Registros de Uso Obligatorio y Específicos de aseguradoras y reaseguradoras que deberán ser llevados bajo el sistema de copiado por libros digitales son los siguientes:
Registros específicos de la actividad aseguradora y reaseguradora: Actas del Comité de Control Interno, Actuaciones Judiciales y Mediaciones, Denuncia de Siniestros, Registros de Emisión / Anulación / Amortización, Operaciones de Reaseguro Pasivo, Operaciones de Reaseguro Activo (sólo las aseguradoras que suscriban operaciones de reaseguros activos), Certificado de Cobertura, Registros de Cobranzas y Pagos y Auxiliares de Inventario de Siniestros Pendientes, de Riesgos en Curso, de Premios a Cobrar, de Previsión para Incobrabilidad y de Movimiento de Fondos Diarios.
Registros Adicionales – Operatoria de Riesgos del Trabajo: Registro de Afiliaciones (Altas/Bajas), Registros de Siniestros Pagados – Fondo Fiduciario de Enfermedades Profesionales, Registro de Cobranzas – Fondo Fiduciario de Enfermedades Profesionales y Registro de Denuncia de Siniestros – Fondo Fiduciario de Enfermedades Profesionales.
Registros Adicionales – Operatoria de Reaseguradoras: Registro de Avisos de Siniestros y Registros de Operaciones de Reaseguro.
Funcionamiento de la metodología de libros digitales y las medidas de seguridad e inalterabilidad
Resulta de importancia destacar que para los Libros Digitales SSN, se utiliza la tecnología Blockchain, que es capaz de brindar esas garantías acerca de la operación de registro, consiste en que las entidades supervisadas generen sus libros en formato PDF.
Posteriormente, a través de la aplicación descargable desde la página web https://tramitesadistancia.gob.ar/, se obtendrá un criptograma (Hash) que resultará único para cada archivo.
Luego de cumplidos estos pasos, ingresando al TAD de “Libros Digitales SSN”, se informarán los libros que se deseen registrar junto con el Hash correspondiente, generando así un Registro Legajo Multipropósito en Gestión Documental Electrónica (GDE).
Cada una de estas transacciones se enviará a Blockchain Federal Argentina, que devolverá electrónicamente un Recibo Digital (RD). Este Recibo Digital permitirá realizar las verificaciones de validez de los PDF, asegurando que cada registro no haya sufrido alteraciones respecto de los originalmente registrados.
En este punto, resulta importante destacar que, la verificación de autenticidad del documento, puede ser realizada por terceras personas que posean el documento electrónico y el generador de hash. Una vez que se obtiene el hash del documento que se desea verificar, se debe confrontar con el hash declarado previamente por la entidad ante el registro en TAD.
Se debe ingresar al sistema TAD, y sin necesidad de logueo, se dirigirá a Registros Públicos, e ingresando el N° de CUIT de la entidad, se podrá consultar los Registros Digitales que la misma haya rubricado digitalmente. En el detalle de cada documento se podrá corroborar si el hash declarado coincide con el de documento.
Plazos y condiciones para la registración
Las aseguradoras y reaseguradoras deben adecuar sus registraciones contables y/o societarias, a las condiciones y plazos que se indican seguidamente:
- Movimientos contables y operativos / cierres diarios de operaciones
Los Sistemas de gestión de las aseguradoras y reaseguradoras deben generar registraciones contables y movimientos operativos con periodicidad diaria por la totalidad de sus operaciones. Dichos Sistemas deberán tener la funcionalidad de generar “Cierres Diarios” con la posibilidad de listar planillas de detalle y resumen de los movimientos contables y operativos, las cuales deben generarse al final de las operaciones del día o como máximo al día siguiente, y mantenerse a disposición de SSN para proceder a su posterior verificación y cruce con las operaciones mensuales, trimestrales y anuales.
Los Libros/Registros que deben cumplimentar los requisitos enunciados son: Diario General, Movimiento de Fondos, Movimientos de Inversiones, Registro de emisión y anulación, Registro de Denuncia de Siniestros, Registro de actuaciones Judiciales y Certificados de Cobertura.
- Plazos
Los Subdiarios y Registros Contables Auxiliares deben tener la funcionalidad de registrar diariamente las operaciones generadas y no deberán generar movimientos retroactivos, a excepción de los ajustes que generen los cierres mensuales de operaciones, los cuales deberán ser reflejados en el último día del mes de cierre, y podrán generarse como máximo hasta DIEZ (10) días posteriores al cierre mensual. El copiado en libros digitales debe efectuarse en un plazo que no exceda los QUINCE (15) días posteriores al mes de que tratan dichos movimientos y deben guardar relación estricta con los cierres diarios de operación y sus correspondientes planillas, las cuales deberán ser guardadas a disposición de la SSN.
- Atrasos
Las aseguradoras y reaseguradoras cuya contabilidad se encuentre atrasada por causas extraordinarias o especiales, deberán comunicarlo, de inmediato, por nota a la SSN, con indicación de las razones de tal situación, las medidas proyectadas para superar el inconveniente y plazo de regularización. La falta de aviso, o la detección por parte de SSN del incumplimiento de los plazos, puede importar una situación susceptible de encuadrarse en el Artículo 58 de la Ley Nº 20.091. De igual modo deben poner de inmediato en conocimiento del Organismo, la superación del atraso.
En relación a la implementación obligatoria por parte de todas las aseguradoras y reaseguradoras, la SSN ha establecido mediante Circular IF-2022-64990647-APN-SSN#MEC del 28 de junio de 2022, la exigibilidad de la Resolución RESOL-2019-1025-APN-SSN#MHA a partir de los EECC que inician el 1° de julio de 2023 y subsiguientes.
Tal decisión se fundamentó en relación a las formalidades exigidas en la teneduría de los libros en formato electrónico requeridas por la I.G.J. y/o por los Registros Públicos de Comercio Provinciales, que difieren de lo establecido a través de la citada Resolución, y en pos de evitar un doble registro de los mismos para que las entidades supervisadas no incurran en cuestiones de índole legal, como ser cuestionamientos por la forma en que son llevados los libros y su validez ante inspecciones de los organismos de control societario y en rutinas periciales, por lo que el Organismo se encuentra en proceso de coordinación con los entes mencionados, para la aplicación definitiva del registro de libros en formato digital.
Cabe destacarse lo indicado en cuanto que será opcional, para cada entidad, la utilización de lo dispuesto por la mencionada norma hasta tanto se alcance su exigibilidad.
