En noviembre de este año, a través de la Resolución SSN 1025/2019, el organismo en ese momento manejado por Juan Pazo habilitó los Libros Digitales como una nueva modalidad para llevar los libros de las entidades por medios electrónicos. A esos fines, se desarrolló una plataforma informática exclusiva para el mantenimiento de estos registros.
A través de la medida (ver nota) tanto las aseguradoras como las reaseguradoras deberán contar con los libros y registros llevados bajo el sistema de copiado por libros digitales (no se encuentran comprendidos los libros societarios, el libro diario, los inventarios y balances u otros libros regulados específicamente por otros entes reguladores).
Ahora, en función de muchas dudas que surgieron desde el mercado en la aplicación de este sistema, la SSN emitió un comunicado (ver circular completa) con aclaraciones y explicaciones adicionales sobre la implementación de «libros y Registros Digitales».
En primer lugar, se aclara que los registros de uso obligatorio son los establecidos en el punto 37.4.1 del Reglamento General de la Actividad Aseguradora (RGAA). La nueva norma, según se indica, “permite que los registros auxiliares, cuyo contenido siempre fue de transcripción obligatoria, sean llevados de manera digital, no siendo necesario su copia, ni en el libro inventarios y balances, ni en libros físicos auxiliares”.
Adicionalmente, según la naturaleza de las operaciones de cada entidad, se detalla que “los requerimientos adicionales de otros organismos puede incidir en la obligatoriedad o no de utilizar determinados libros definidos en el punto 37.4.1 o los adicionales que estos organismos así lo requieran. Como ejemplo relacionado a la naturaleza de las operaciones, podemos mencionar al registro de denuncias de siniestros y al registro de emisión, anulación y amortización, los cuales no corresponden a la actividad reaseguradora por la naturaleza de la actividad que éstas desarrollan”.
Por ello es que la intención de la Resolución SSN 1025/2019 es reemplazar la metodología de transcripción física o en CD´s de los libros / registros mencionados, por un esquema digital, “simple, seguro y minimizando o eliminando los costos asociados”.
En cuanto a la validez de los libros digitales para la IGJ, Registros públicos y ante la Justicia, se señala que “no llega a vislumbrarse supuesto por el cual la Justicia pudiera refutar la validez de los registros, a instancia de una causa judicial, ya que los libros contables llevados por registros digitales mediante la metodología establecida por la Resolución SSN 1025/2019 cuentan con amparo de todas las leyes”.
En otro orden, se aclara que los libros digitales deben ser generados en forma similar que hasta la actualidad, reemplazando la impresión o grabado en un Cd, por la utilización de un trámite a distancia (TAD), que no requiere de parte de las entidades, ningún desarrollo en particular.
Por otro lado, se deja asentado que los registros no incluidos en la Resolución deben continuar de la misma forma que en la actualidad.
La obligación de copiado de los inventarios sigue siendo anual, y el plazo máximo para su copiado resulta concordante con la fecha de presentación de los estados contables a los que refieran.
Además, a modo de adelanto, se revela que en una próxima etapa se incorporarán al trámite, previo desarrollo de la plataforma, aquellos libros / registros, susceptibles de ser incorporados; tal como fuera informado en la reunión mantenida con las cámaras de la industria.
Finalmente, respecto a los plazos establecidos para la aplicación de la metodología de libros / registros llevados a través de medios digitales, desde la SSN aclaran que si bien la nueva metodología de copiado genera múltiples beneficios para las entidades en cuanto a reducción de tiempos, costos, recursos y trámites por demás extensos, “se podría evaluar, a requerimiento de cada entidad, la implementación en una fecha posterior, con la debida justificación”.
Recordemos que en la página web de la Superintendencia, está publicado el manual de uso y el video explicativo.
