El universo tecnológico transita un estadío de evolución constante y, en este contexto, surgen nuevos términos que dan forma a las tendencias que marcan el rumbo del mercado. Entre ellos, irrumpió en escena el procesamiento inteligente de documentos (IDP por sus siglas en inglés), dado que la automatización de flujos de trabajo críticos se ha convertido en un requisito ineludible para las organizaciones, especialmente para la incorporación y gestión de datos, así como para mantenerse en un alto nivel de competitividad.
Esto es así en todos los mercados verticales, que presentan una amplia gama de desafíos y necesidades comerciales únicos. Desde las estrictas demandas de cumplimiento de la atención médica hasta la búsqueda incesante de la eficiencia en la fabricación, cada sector requiere soluciones específicas y colaboraciones con proveedores. Aquí, la tecnología IDP no es solo un facilitador, sino una fuerza transformadora, que se convierte en una herramienta de vanguardia para pasar al ecosistema digital.
Comprender el IDP y su papel en los negocios modernos
Ahora bien, ¿Cuál es el aporte del Intelligent Document Processing (IDP) a las empresas? Estos sistemas avanzados que combinan aprendizaje automático e inteligencia artificial (IA) para automatizar el procesamiento de varios documentos en una compañía otorgan grandes ventajas. A diferencia de los sistemas de captura de documentos tradicionales, el IDP tiene una capacidad particular para interpretar, extraer y administrar datos de una amplia gama de tipos de documentos.
Esta tecnología se encuentra a la vanguardia de las prácticas comerciales modernas, lo que permite a las empresas simplificar procesos complejos que requieren una gran cantidad de formularios, reducir las tareas manuales repetitivas y mejorar significativamente la precisión y la productividad generales. IDP representa una intersección crucial en la tecnología empresarial, ya que une la captura avanzada de datos con la automatización de procesos comerciales.
“Al aprovechar la Inteligencia Artificial y el aprendizaje automático, las soluciones IDP tienen el potencial de agilizar y optimizar los flujos de trabajo del procesamiento de documentos para ahorrarles a las organizaciones mucho dinero y evitar dolores de cabeza a futuro”, expresa Ariel Abrancato, Managing Director Latam.
La columna vertebral tecnológica
Estas soluciones se basan en tecnologías consolidadas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) y el Machine Learning. Esta herramienta va más allá del reconocimiento automático y la conversión digital de texto escrito a mano, mecanografiado o impreso a partir de documentos e imágenes.
La reciente explosión de plataformas de IA trae nuevas capacidades y oportunidades al mercado, permitiendo que los sistemas IDP aprendan de los datos, mejoren los procesos con el tiempo y manejen una gama más amplia de formatos y tipos de documentos con una precisión casi perfecta.
Además, los hiperescaladores (Microsoft, Google y Amazon) han creado servicios de IA basados en enormes almacenes de datos y capacidad computacional.
“Están impulsando una innovación aún más rápida al proporcionar modelos básicos y modelos prediseñados para todo tipo de documentos. Además, el acceso a la IA generativa está permitiendo a las empresas consultar información de documentos a pedido, para tomar decisiones más rápidas y mejor informadas”.
Valor comercial serio en todos los ámbitos
Aunque el concepto de IDP cuenta con menos visibilidad que la IA, es crítico que las organizaciones esten familiarizadas con él.
“Ahora es el momento de que los líderes empresariales investiguen y consulten con expertos del sector para mantener un nivel competitivo de productividad y asegurar el éxito de sus organizaciones en el futuro. Implementar la solución IDP adecuada permitirá obtener una serie de beneficios duraderos”.
- Mejor eficiencia operativa y precisión de datos: la herramienta automatiza y acelera el procesamiento de varios tipos de documentos, lo que permite manejar grandes volúmenes de documentos con rapidez y mayor precisión.
- Mucho menos trabajo manual: uno de los desafíos más importantes que enfrentan las empresas cuando manejan gran cantidad de información es la entrada manual de datos, que requiere mucho tiempo y es propensa a errores humanos costosos. Las soluciones de IDP automatizan la extracción de datos, validando, clasificando y ampliando fácilmente el contenido para garantizar una entrega rápida y precisa a los sectores involucrados.
- Mayor productividad: para eliminar los cuellos de botella y las demoras habituales en los sistemas heredados o las aplicaciones mal integradas, la solución optimiza los flujos de trabajo. De esta manera, garantiza que la información esté disponible para las partes interesadas de manera oportuna, mejorando así la productividad y la satisfacción del cliente.
- Riesgo reducido: al automatizar el procesamiento de documentos con software que aprovecha el aprendizaje automático y las plataformas de IA, el software IDP minimiza los riesgos asociados con la entrada manual de datos, como errores en informes financieros, gestión de inventario y pedidos de clientes.
- Mejor accesibilidad y colaboración de los documentos: al convertir datos no estructurados o semiestructurados en formatos utilizables que luego se pueden buscar, indexar y recuperar fácilmente, las organizaciones pueden localizar y acceder de manera eficiente a la información crítica cuando sea necesario. Así, es posible una mejor toma de decisiones, el uso compartido y colaboración entre los miembros del equipo.
- Ahorro de costos: la automatización del procesamiento de documentos reduce la necesidad de intervención manual, lo que permite ahorrar costos laborales y mejorar la productividad general del negocio.
- Cumplimiento y control de calidad: gracias a la identificación, extracción y validación automática de datos confidenciales en documentos, es posible implementar prácticas de manejo de datos seguras y compatibles. Esto es especialmente crucial en sectores regulados como las finanzas y la atención médica.
Desafíos únicos en los mercados verticales
“Con sus características y necesidades diferenciadas, los principales sectores verticales como la atención sanitaria, los seguros, los servicios financieros, el transporte y la logística, y el sector público requieren enfoques personalizados para las plataformas tecnológicas y las integraciones. La aparición de IDP, con su capacidad para integrar el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, impulsan a las empresas al siguiente paso en la forma en que incorporan y procesan información crítica”.
Pero es importante destacar que no todas las soluciones de IDP son iguales, y cada vez resulta más difícil para algunas organizaciones explorar el panorama del software para determinar cuál es la más adecuada. Aquí es donde el asesoramiento personalizado y calificado resulta de extremo valor agregado.
“Cada tecnología aporta puntos fuertes específicos que, cuando se combinan, pueden generar mejoras significativas en la eficiencia y la productividad. En este sentido, las soluciones IDP se han establecido rápidamente como un componente indispensable de la transformación digital que, al mejorar la precisión de los datos y el acceso a información vital, abre nuevas oportunidades de negocio en todos los sectores. Así, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas”, concluye Abrancato.
