¿En Tecnología, es preferible un desarrollo interno o una plataforma estándar?

Los permanentes desafíos que enfrentan las empresas obligan a pensar nuevas formas de trabajo para reducir costos pero la adopción de tecnologías probadas parece aún ser un planteo.

Esta pregunta, que tuvo lugar hace varias décadas atrás en empresas de gran porte, ahora solo continúa siendo un planteo para las empresas PyMES. 

Lo curioso, es que las PyMES y especialmente en Latinoamérica, deben enfrentar desafíos tales como: permanentes cambios en las reglas de juego, alta competencia, falta de personal capacitado, crecer a nivel regional y transformar su forma de trabajo para reducir costos operativos y donde los desarrollos locales no parecen contribuir.

En Latinoamérica, los países que se destacan en ganancias por haber realizado su Transformación Digital gracias al Cloud Computing son Brasil, México, Argentina, Colombia y Chile con un ingreso de $1.8 mil millones de dólares y se estima que para el 2022 los ingresos generados por esta industria superarán los $7.4 mil millones en la región, expandiéndose a una tasa anual de 31.9%.   

Las grandes empresas comprendieron a partir de los años 90, el valor de adoptar estándares y dedicar sus mayores esfuerzos solo a aquello que les genera un valor agregado incremental y/o provoca un “diferenciador” en su cadena de valor. 

¿A qué llamamos “ERP” o solución de “back-office”? ERP (por Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés) es un software modular que permite gestionar los procesos y actividades habituales de una empresa  (contabilidad, compras, inventarios, ventas, proyectos, producción, etc.) Recoge datos de todas las transacciones realizadas, evitando la duplicación de tareas,  y permitiendo contar con una fuente centralizada de información integral sobre el funcionamiento de la empresa. Esto implica que no es necesario que cada uno de los departamentos que conforman la compañía tengan su propio sistema informático, ya que el ERP reúne a todos ellos en un solo programa. Está demostrado que este  tipo de software mejora la eficiencia y productividad ya que permite acceder a la información del negocio en forma rápida y fácil. Además proporciona a la alta gerencia una visión completa y actualizada de la empresa en tiempo real.

Entonces ¿Cómo reparte la industria a nivel global, las soluciones de “back office” o ERP?

La primera lectura nos muestra que el 65% de las empresas a nivel global, resuelven esta problemática con tres soluciones que podemos denominar “world-class”. En el caso particular de la industria global del seguros, podemos citar como ejemplos globales el caso de Generali, con MS Dynamics, AON con la plataforma Workday o bien Liberty con S/4HANA de SAP. El resto lo resuelven con otras plataformas (Epicor, Sage, Syspro etc.) con una participación promedio de mercado inferior al 2%. Cualquier dispersión genera dificultades para el rápido crecimiento de la industria.  

Tal como se indica más adelante, entre las razones más importantes para trabajar con soluciones líderes podemos señalar, el facilitar la rotación de personal dentro de la propia industria reduciendo el esfuerzo de on-boarding a la nueva organización ya que están todos familiarizados; también se fomenta una mayor oferta de profesionales en temas de mantenimiento y/o soporte por un aumento de la demanda y esto genera beneficio económicos. Finalmente, y no menos importante, se reduce el riesgo a la discontinuidad del negocio por la desaparición de la firma proveedora. Este es un punto clave, por ejemplo, en la industria bancaria, exigido por el mismísimo BCRA y que, tal vez, no falte mucho para que en nuestra industria también sea requerido..

En el ámbito local, algunas empresas PyMES han optado por desarrollos internos en el entendimiento del “bajo costo” que esto les podría significar. Sin embargo, las razones por la que una organización decide incorporar una solución de software, generalmente están asociadas a aumentar eficiencia, productividad o rentabilidad, lo cual está en línea con parte de los desafíos que enfrentan, pero los desarrollos propios suelen enfrentarlos a situaciones no deseadas…

Revisemos entonces, desde el principio,  algunos temas para saber cómo generar un criterio de selección: 

Ahora intentemos responder algunas preguntas relacionadas a este análisis con relación a las soluciones de ERP que no representan el “core business” de la industria: 

1. ¿Tengo la capacidad y las habilidades para responder a los cambios que se presentan en tiempo y forma? 
2. ¿Tengo la capacidad para desarrollar futuras versiones que permitan no solo una actualización tecnológica sino funcional? 
3. ¿Los tiempos de desarrollo son los que tienen los mejores de la industria? 
4. ¿El desarrollo interno es fácilmente escalable? Anualmente incrementamos la transaccionalidad y los soportes (documentos, imágenes, etc.) a las mismas, generando un mayor volumen de negocio. 
5. Aquello que veo como una “fortaleza” como el estar totalmente alineado con los referentes internos del negocio, ¿garantiza estar aplicando las mejores prácticas? ¿Qué ocurriría si contrato nuevo personal ya conoce la aplicación? 
6. ¿Es realmente una fortaleza ser muy flexible a cambios? ¿Quién aprueba el cambio y con qué criterio? 
7. La forma de decrecer “dramáticamente” los costos, en este tipo de problemática, es suscribir soluciones en la nube y así reducir los costos de hardware, software, actualizaciones, soporte y operación. 
8. El optar por soluciones estándares en la nube, nos deja energía para explotar efectivamente el carácter diferenciador y en caso no exista una solución para este punto, concentrarme en un desarrollo con valor agregado. 

El Costo Total de Propiedad (TCO), está compuesto por la adquisición, instalación, ejecución y mantenimiento de la infraestructura de TI, incluyendo hardware y software, administración y mano de obra, capacidad de almacenamiento y recursos informáticos, y cualquier costo de oportunidad en el que se incurre durante el tiempo de inactividad.

El cuadro siguiente, desarrollado por la empresa Inforges, da una idea parcial de lo mencionado en el párrafo anterior, y refleja los costos de infraestructura y mantenimiento.

Aquí surge una pregunta: ¿Cuántas empresas que se han decidido por un desarrollo interno luego mantienen un registro actualizado de los conceptos indicados en el párrafo anterior (mantenimiento, actualizaciones, etc.)? 

Ante la disyuntiva planteada, es importante generar un caso de negocio, considerando alguno de los errores más comunes al ejecutar un proyecto de desarrollo interno, tales como:

• Estimación de tiempos: las causas pueden ser múltiples, pero podemos señalar disponibilidad de recursos, interpretaciones erróneas de los requerimientos entre las más comunes. 
• Administración de riesgos: cambios en el equipo de proyecto por parte de IT o de los usuarios. Cambios de prioridades en el negocio. 
• Control de calidad: en términos generales, podemos decir que un promedio de 30% del tiempo en los proyectos debe ser estimado para el control de la calidad (plan de pruebas, diseño de casos de prueba, ejecución de ciclos de prueba, validación de pruebas integrales y pruebas automatizadas) escatimar en esta actividad es un mayor riesgo para las etapas posteriores. 
• Diseño: la analogía con la aprobación del diseño de una casa y sus planos, es muy válida para este punto. La omisión de ciertas cuestiones y la detección fuera de término terminan resultando muy costosas. 
• Tecnología: es muy importante apoyarse en tecnologías ya utilizadas y probadas.  Ahorra tiempo y dinero.
• Motivación: este es un aspecto crucial. En proyectos que se retrasan y donde se requiere esfuerzo adicional del equipo para recuperarlo, este factor termina siendo decisivo.

Espacio ECCTA cuenta con experiencia, conocimiento y herramientas que pueden ayudar a tomar mejores decisiones seleccionando una solución duradera y costo/efectiva, donde nuestros socios puedan focalizarse en sus “diferenciadores”, estrategias de crecimiento y satisfacción de sus clientes. 

Estamos convencidos que llegó la hora que este segmento de nuestro mercado pueda pensar “fuera de la caja” y evitar quedar dentro. Su  importancia en la industria de seguros lo amerita.