La pandemia ha revolucionado rápidamente la forma de trabajar; guste o no, el trabajo híbrido llegó para quedarse. Las cifras ilustran perfectamente esta tendencia: un estudio de la consultora de gestión global McKinsey reveló que un significativo 78% de los empresarios trabajan ahora en formatos híbridos a distancia. Además, los empleados no sólo se pasan al trabajo híbrido porque se lo pidan. Una encuesta de Microsoft reveló que alrededor del 70% de los empleados desean seguir siendo híbridos como nueva normalidad. No es difícil ver por qué: un informe de PWC indica que este tipo de trabajo aumenta la eficiencia laboral.
A medida que la cultura laboral híbrida continúa desarrollándose, los departamentos de tecnología de la información (IT) en diferentes industrias se han convertido en el pilar de las empresas, sentando las bases para la nueva normalidad en gran parte de la fuerza laboral global. Pero ¿qué es exactamente la tecnología de la información? ¿Qué funciones desempeña la IT y cómo puede promover las mejores prácticas para trabajar de forma remota?
A la luz de estos avances, aquí hay cinco direcciones generales para gestionar una fuerza laboral híbrida y remota:
Planificar en función de los sectores
Tanto para las pequeñas oficinas domésticas (SOHO) como para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) o las empresas, es esencial una política de trabajo híbrido (TH). Naturalmente, los departamentos informáticos deberán elaborar estrategias en función de los sectores en los que trabajen y del tamaño de su empresa. En primer lugar, hay que planificar qué software es esencial para qué puestos; también hay que tener en cuenta los costos de invertir en IT híbrida a distancia. El caso de éxito del TH para grupos «más difíciles», como los trabajadores de primera línea, implica la importancia de una planificación crítica.
Planificar un modelo de trabajo híbrido sólido para una organización no es en absoluto sencillo, ya que existen múltiples aspectos de este proceso. Los temas clave que todo equipo de IT debe tener en cuenta a la hora de planificar esta modalidad de desempeño laboral son:
- Definir objetivos: aunque puede resultar tentador seguir las tendencias en el lugar de trabajo, es crucial que una organización contemple primero sus razones para adoptar un modelo de TH. Además, que identifique las metas y objetivos para permitir el trabajo remoto en su empresa (por ejemplo, «mi compañía debería adoptar este modelo para mejorar la motivación en los trabajadores» o «mi organización está adoptando el trabajo remoto para ahorrar espacio en la oficina»).
- Evaluar hardware y software actuales: para que el trabajo remoto sea posible, se necesitan ciertos tipos de hardware y software. “Es fundamental que todo plan de TH evalúe las tecnologías actuales de la organización y lo que necesita comprar. Se debe contemplar la planificación de dispositivos más seguros y modernos y hacer inventario de los dispositivos no aptos para Windows 11. Cada vez más tenemos el compromiso de ofrecer a las organizaciones herramientas adaptadas a sus necesidades de movilidad, seguridad y con la potencia necesaria para ejecutar todas las tareas de manera exitosa”, asegura Acer, un líder en el mercado de tecnología.
- Desarrollar directrices o políticas para el trabajo remoto: los empleados pueden sentirse confusos sobre los horarios y límites del TH (por ejemplo, cuándo ir a la oficina, cómo se evalúa el rendimiento mientras se trabaja a distancia y si el trabajo a distancia implica horarios flexibles). Por eso es útil elaborar directrices escritas que los empleados puedan consultar.
- Elegir las herramientas de trabajo adecuadas: para facilitar eficazmente el trabajo a distancia, el departamento de TI debe elegir las herramientas y tecnologías adecuadas. Considere la posibilidad de implantar software de videoconferencia, herramientas de colaboración y plataformas de gestión de proyectos, entre otras opciones pertinentes, para permitir una comunicación y colaboración fluidas entre los miembros del equipo remoto.
- Probar y perfeccionar: el TH no es fácil de gestionar, y es todo un reto que funcione sin problemas en las primeras semanas. Por ello, resulta útil probarlo y perfeccionarlo durante breves periodos antes de pasar por completo a este modo de laborar de los empleados.
- Comunicarse con los empleados: la comunicación periódica con los empleados acerca de las políticas, procedimientos y herramientas disponibles para el trabajo a distancia es esencial para garantizar una transición fluida. Para ayudar a los empleados en este cambio, proporcione formación y apoyo continuos para asegurarse de que se sientan cómodos con la tecnología y entiendan cómo utilizarla eficazmente.
Proporcionar dispositivos de valor
Las organizaciones pueden preguntarse si los empleados pueden utilizar sus dispositivos electrónicos personales para trabajar a distancia. Aunque esto parece rentable, hay preocupaciones asociadas a tales prácticas. Si los empleados hacen clic en enlaces comprometidos de sus correos electrónicos personales, pondrían en peligro la red de la empresa al exponerla a programas maliciosos.
Es necesario proporcionarles dispositivos de trabajo portátiles (como laptops, teléfonos móviles, tabletas, etc.). Sin embargo, “no todos los dispositivos están preparados para la empresa; merece la pena dedicar tiempo a investigar diferentes marcas de hardware y decidir si sus características satisfacen las amplias necesidades del trabajo remoto”, recomienda Acer. Por ejemplo, a la hora de considerar una laptop para este tipo de trabajo, busque dispositivos modernos y seguros. En cuanto al software, el departamento de TI debe proporcionar a los empleados herramientas de trabajo que permitan el trabajo a distancia, faciliten la comunicación y la colaboración entre colegas y garanticen un entorno de trabajo seguro con funciones como VPN empresariales, cortafuegos y software de autenticación multifactor, para protegerse de las ciberamenazas.
Al implantar un modelo de TH, también es crucial tener en cuenta las necesidades de los empleados con discapacidad. Las empresas deben colaborar para identificar equipos informáticos especiales o tecnologías de apoyo y proporcionarles las herramientas adecuadas para garantizar su éxito y productividad en el entorno de trabajo remoto.
Formar a tus empleados
Uno de los problemas más comunes de la tecnología híbrida en el lugar de trabajo es la exposición a importantes riesgos de ciberseguridad. “Si los empleados no respetan los protocolos de seguridad al conectarse a la red de la organización, ciberdelincuentes pueden aprovechar la oportunidad para acceder a los archivos y la información confidencial de la organización a través de la red doméstica de los empleados. Por eso, una sólida sesión informativa sobre el uso de dispositivos y software, así como sobre seguridad empresarial, es fundamental para el funcionamiento de una organización”, insiste Acer. El departamento de TI debe tratar de resumir la información de forma ilustrativa y, a ser posible, en lenguaje accesible y no en jerga tecnológica, para que los no profesionales de IT puedan entenderla. El software y los dispositivos utilizados para el trabajo híbrido no siempre son fáciles de manejar, por lo que, para que los empleados entiendan cómo funciona el sistema, es necesario ofrecerles formación y apoyo. Un manual claramente ilustrado también sería útil en caso de que el trabajador olvide algún detalle esencial de su formación en IT.
Simplificar la gestión moderna
Es comprensible que las culturas de trabajo híbridas puedan resultar estresantes para los equipos de IT, por lo que es esencial disponer de las estrategias y tecnologías adecuadas. Si los empleados acceden a la VPN de la empresa desde casa, una medida preventiva sería controlar todos los dispositivos de trabajo de los empleados desde una ubicación central. Esto facilita la gestión de las actualizaciones de software y los ajustes de seguridad, lo que quita peso de encima al equipo de gestión de IT.
Elegir soluciones tecnológicas útiles -aquellas cuya gestión requiere poca o ninguna infraestructura- puede ahorrar esfuerzos al equipo informático. Y, cuando se trata de gestionar las IT para el trabajo remoto, son igual de importantes las cuestiones de privacidad y seguridad de los datos, sobre todo para los sectores que guardan datos confidenciales o información privada.
Con cierto control central sobre los dispositivos de trabajo de los empleados, los equipos de IT pueden supervisar las acciones de los empleados y garantizar el cumplimiento de las políticas en todo momento. Este control puede asegurar que los empleados están autorizados a acceder sólo a la información necesaria para sus tareas, minimizando la posibilidad de fugas de datos o ciberataques. Por último, es importante que el equipo de TI disponga de capacidades de apagado remoto para evitar la exposición de datos causada por el robo del portátil de un empleado o las acciones de un empleado descontento.
El soporte necesario
Es comprensible que el trabajo híbrido requiera un apoyo constante por parte del equipo de IT, por lo que es necesario implantar sistemas de asistencia remota. Si bien se necesita el apoyo de IT para problemas técnicos o soporte para información, hay herramientas que pueden ayudar a conectar a los empleados a través de sesiones remotas.
En un entorno empresarial con personal remoto que trabaja en distintas zonas horarias, es esencial que el equipo de soporte informático ofrezca asistencia las 24 horas del día. No prestar esta ayuda a tiempo a un trabajador con un problema informático podría suponer una pérdida significativa de horas de trabajo y obstaculizar potencialmente la productividad general de la organización.
En fin, el TH ha surgido como un modelo prominente en el lugar de trabajo moderno, con empresas que reconocen los beneficios de ofrecer una combinación flexible de opciones de trabajo remoto y presencial. A medida que esta tendencia sigue creciendo, las empresas deben atender a esta nueva mano de obra o arriesgarse a perder talento.
