El 17,3% de los gastos evaluados en auditorías independientes efectuadas por el equipo de profesionales de SAP Concur para empresas de diversas industrias y segmentos es rechazado debido a que no cumple con las políticas corporativas, cifra muy por encima del 1,1% de rechazos internos que se producen en promedio. Según la Asociación de Examinadores de Fraudes de los Estados Unidos, los fraudes en los reportes de datos a nivel global producen en las empresas pérdidas de hasta US$200.000 al año.
El servicio de auditoría de SAP Concur propone, precisamente, una revisión minuciosa y un control que, al ser externo, carece de subjetividades, excepciones o sesgos, para garantizar el cumplimiento y la adopción de las políticas de gastos de una empresa mientras se reducen consecuentemente los costos. Los reportes analizan los gastos de punta a punta: desde la definición de políticas hasta la rendición y los reportes posteriores.
El ahorro se produce a partir de la situación de detecciones anómalas que van desde la declaración de gastos que no corresponden con la actividad laboral, como puede ser el consumo de alcohol o de cigarrillos “disfrazados” de viáticos por alimentos hasta situaciones absurdas: un vestido de novia que se rindió porque el ejecutivo había invitado a la fiesta de casamiento de su hija a dos clientes o los gastos de salud de un perro pasados como de un humano. Invitaciones a familiares para comidas supuestamente laborales, pasajes en primera clase de avión fuera de los límites permitidos, boletas falsificadas o recibos incomprensibles escritos en otros idiomas se suman a la lista que detecta la auditoría.
La pandemia agregó un nuevo desafío: según datos de la propia SAP Concur, ocho de cada diez empresas modificaron su política de rendición de gastos para incluir elementos como el uso de electricidad en la casa de los empleados, los insumos de bioseguridad y hasta los muebles. En un escenario tan dinámico y cambiante, el control de gastos se hace aún más imprescindible.
“Las empresas vieron que existe una necesidad de acompañar a sus colaboradores y que la pandemia cambió el tipo de gasto corporativo necesario para hacerlo, de ahí que hubiera modificaciones en las políticas de rendición de gastos”, explicó Miguel Ruiz, Director de Soluciones para SAP Concur América Latina.
“En un estudio que realizamos entre 500 tomadores de decisión del área de finanzas, el 75% admitió que los presupuestos suelen excederse respecto de lo planificado y que muy pocas veces se detiene la autorización de un gasto por temor a que eso perjudique una posible venta o un negocio”, apuntó Ruiz. “El servicio de auditoría, al ser tercerizado, aporta una mirada objetiva, permite anticipar este tipo de situaciones y, lo principal, impide disrupciones en la calidad del clima laboral”, concluyó.
