Por Camilo Velásquez, Agile coach en Kleer Colombia.-
Muchas organizaciones están en un camino de evolución, embarcandose en la agilidad como principal alternativa. En muchos casos lo hacen con escepticismo, pero con la presión de la industria y de sus competidores que comienzan a generar ruido con la necesidad de volverse más veloces.
Este afán de comenzar a transformarse suele ser un gran desafío para quienes tienen que llevar este proceso adelante, generando múltiples interrogantes desde el inicio: ¿debería usar un framework?, de ser así ¿cuál usar?, ¿cuánto va a tardar?. A veces esta situación lleva a los líderes de estas iniciativas de cambio a tomar acciones sin preguntarse antes el para qué, sin entender cuál es el driver de la toma de decisiones o el objetivo que se desea lograr.
Pensando un poco en esto, el rol de quienes acompañamos sobre estas evoluciones organizacionales va mucho más allá de ofrecer el framework mejor posicionado en el mercado o el paquete de una solución para transformar la empresa en unos meses. Antes de comenzar a tener la discusión que viene tomando mucha fuerza hoy sobre qué conjunto de técnicas conveniente utilizar, tenemos la responsabilidad de comenzar a generar preguntas a los líderes de ese cambio.
En ese sentido y pensando en que para entender cómo la agilidad ayuda a esos objetivos debemos primero definir qué es agilidad. Una definición con la que resueno mucho es “la agilidad es la capacidad de adaptabilidad de una organización”, una frase de Martín Alaimo, Agile Coach en Kleer y autor del libro «Equipos más productivos». De esta manera, el objetivo de un Agile Coach es ayudar a las organizaciones a descubrir cómo ser más efectivas, en términos de qué tan rápido pueden identificar y responder a las necesidades de sus clientes para cambiar de dirección. Y esto poco tiene que ver con aplicar un framework.
Así que empiezan enviando un puñado de gerentes de proyecto para la certificación de Scrum Master, y tal vez a algunos analistas de negocios para la capacitación de Product Owner, y alguna que otra capacitación para los desarrolladores (en el mejor de los casos) y contratan al gurú en el framework del momento. Aquí nos encontramos con una dura realidad en la cual las iniciativas ágiles fracasan, pues la evolución es un proceso continuo en el tiempo, que además no es lineal, que tiene idas y vueltas, con retroalimentación del entorno y adaptaciones constantes.
Además de esto, una evolución sostenible requiere un cambio fundamental en la cultura de la organización, un cambio en los paradigmas de cómo percibimos el mundo y cómo interactuamos con él, un cambio genuino en sus líderes. Las decisiones iniciales son un aspecto clave en el futuro éxito o fracaso de la evolución organizacional. Algunas de ellas son:
1. Entender la organización como un sistema
Antes de elegir uno u otro framework es importante pensar en la organización como un todo, en el cual algunas decisiones aisladas podrían jugar en contra del objetivo organizacional convirtiéndose en optimizaciones puntuales. De esta manera al tener un objetivo claro, cada decisión se tomará pensando en beneficiar el sistema completo.
2. Enamorarse de la agilidad, no de los frameworks
Ningún framework o herramienta es una bala de plata que funcione en todos los contextos y más bien el foco debe estar en la toma consciente de decisiones.
3. Paciencia y tenacidad
Cambiar la cultura de una organización no es algo que suceda de la noche a la mañana. La evolución organizacional requiere tiempo, paciencia y tenacidad. Cambiar una empresa de cientos o miles de empleados tomará varios años, implica ir de menos a más, aprender del propio ritmo y los límites para exigirse.
4. Encontrar aliados
Siempre hay personas con ganas y entusiasmo por la agilidad que con frecuencia pasan desapercibidas. Es importante mantener los ojos abiertos pues estos early adopters son la chispa que encenderá la llama del cambio y la mantendrá viva.
5. Personas dedicadas
Este sin duda suele ser uno de los puntos más débiles que se me encuentra en distintas organizaciones. Así como la evolución no sucede de la noche a la mañana tampoco sucederá por sí misma. Será fundamental un equipo dedicado el 100% de su tiempo a esto.
6. Sponsors con influencia
Al pensar en la organización como un sistema que será impactado en su estructura actual, es importante entender que muchos de esos cambios no serán posibles si no hay alguien que respalde de cerca la evolución. Sin el apoyo de estos altos ejecutivos, cualquier intento por cambiar la estructura de la organización se va a estrellar contra una pared.
7. Mensaje adecuado para la audiencia adecuada
El lenguaje es poderoso pues construye la realidad, y de la misma manera en diferentes entornos dentro de una organización tendremos que adaptar el mensaje dependiendo de la audiencia: no es lo mismo hablar con un financiero que con alguien de talento humano, si bien podemos pensar en la organización como un todo, diferentes actores dentro del sistema tienen interpretaciones distintas de la realidad.
8. Conocimiento
Si bien es importante tomar decisiones conscientes pensando en el sistema completo, también es preciso contar con un conjunto de conocimiento y habilidades inicialmente en el equipo base como pensamiento sistémico, teoría de la complejidad y por supuesto agilidad. En este aspecto será importante contar con ayuda de personas que se hayan enfrentado antes a algún proceso similar y tenga suficientes aprendizajes que ayuden a transitar el largo camino de la evolución, personas comprometidas dispuestas a co-crear la evolución con mente abierta pensando siempre en el objetivo de la organización.
9. Práctica… Práctica… Práctica
“El que aprende y aprende y no practica lo que aprende, es como el que ara y ara y nunca siembra” (Platón). Emprender el camino ágil implica replantearse en lo más profundo del ser tanto en la organización como en lo personal y romper esos paradigmas que tenemos establecidos no será algo fácil, es necesario buscar espacios para practicar y entender el porqué de una u otra herramienta.
Este artículo está escrito principalmente para esos líderes y agentes de cambio que están por comenzar un proceso de evolución organizacional con algunas cosas que se suelen encontrar en el camino del aprendizaje. Y si ya estás en ese camino, seguramente servirá para validar algunas hipótesis, generar nuevas ideas o descubrir lagunas en el camino que estás llevando. Al final, una evolución hacia la agilidad no tiene sentido en sí misma, la agilidad es un medio para un fin. Y el primer paso es tener claro cuál es ese fin.
